אם אתם עוסקים בתחום יחסי הציבור או שמא אתם מגיעים דווקא מעולם העיתונות, אין צורך לציין בפניכם כי הקומוניקט הוא אחד הכלים החשובים ביותר במערכת היחסים הסימביוטית המתקיימת בדרך כלל בין שני המקצועות הללו. עבור כל השאר, אציין כי הקומוניקטים הם אותן הודעות לעיתונות המועברות לכלי התקשורת על ידי מנהלי יחסי הציבור השונים במטרה להעלות את המודעות לנושא או המוצר או הלקוח אותו הם מקדמים, או במקרים אחרים, להטות את כיוונו של הסיקור החדשותי לטובת האינטרסים של לקוחותיהם.
בשל חשיבותם של הקומוניקטים לצורך עבודתם המשותפת, ומאחר והם ממלאים תפקיד מפתח כה משמעותי, עצוב לראות כי לא מעט אנשי יחסי ציבור מעבירים לכלי התקשורת קומוניקטים אשר אינם עומדים בשום סטנדרט, ובכך בעצם עשויים לפגום בסיכוייהן של הידיעות אותן הם מנסים להכניס לעיתונים להתפרסם בסופו של דבר.
נכון, רבים ירימו גבה למקרא המילים הללו, אך עליכם לזכור כי אנשי התקשורת אשר מקבלים בסופו של דבר את הקומוניקטים אותם מעבירים היחצ"נים מקבלים מדי יום כמות בלתי נתפשת של קומוניקטים ממספר גדל והולך של גופים, המצטרפים מדי יום לחגיגת המשלוחים הגדולה של ההודעות לעיתונות.
אין מה לעשות. אם אתם רוצים להצליח במשימה ולגרום לקומוניקטים שלכם לעבור את הסינון הקפדני של העיתונאי אליו שלחת את ההודעה שלכם, עליכם לשים לב כי אתם שומרים על מספר חוקי ברזל חשובים, שעשויים להיות בסופו של דבר אלה שיעשו את ההבדל בין מייל נוסף שהגיע אל תיבת הזבל מבלי שאפילו נפתח, ובין הודעה שמצליחה לפלס את דרכה בינות לאלפי אחיותיה ולהגיע לעמוד הראשי של העיתונות הארצית.
1. אל תגזימו בעיצוב המסמך. העיצוב נועד לחפות על תוכן חסר. במידה והתוכן שלכם שווה את זמנו של אנשי התקשורת, העיצוב מיותר.
2. כתבו בשפה קלה אך מכובדת. אל תנסו לכתוב קומוניקט תוך שימוש בשפה עגנונית או ביאליקית, כאשר רוב הסיכויים הם כי אף אחד לא יבין מה כתבתם. אחרת, קצת חבל על הזמן שהשקעתם בכתיבת הקומוניקט הזה, אם ממילא אף אחד לא מבין מה כתוב בו.
3. הימנעו ככל האפשר משימוש מסיבי בסימני קריאה. אנשי התוכן שיקבלו את הקומוניקט שלכם לא יתרשמו מסימני הקריאה הללו. יש בהם מצד אחד משהו אלים מאוד, ומהצד השני משהו מאוד ילדותי. שני רשמים ראשוניים שהייתם מעוניינים להימנע מהם.
4. נסו לנסח את ההודעה בצורה אובייקטיבית ככל האפשר. ככל שתהיה לעורך התוכן שקיבל את ההודעה שלכם פחות עבודה, כך קטן הסיכוי שיימחקו ממנה משפטי מפתח החשובים לכם.
5. בדקו שנית את הקומוניקט שלכם טרם שליחתו. אתם עשויים להיות מופתעים מכמות השגיאות שפספסתם בעת הכתיבה ובעת הקריאה הראשונה והשלישית. נכון, זה עשוי לגזול את זמנכם, אך לא הייתם רוצים כי הטקסט שלכם יגיע לצד השני כאשר הוא זרוע טעויות.
זכרו תמיד - כתיבת קומוניקטים היא עסק לא פשוט כפי שרבים חושבים. אם אתם רוצים כי הקומוניקטים שלכם יגיעו לבית חם ואוהב, וכי האינפורמציה שאתם מעוניינים להעביר תגיע ליעדה בשלום, אולי כדאי לכם להשתמש בשירותי כתיבת קומוניקטים של כותב תוכן מקצועי.
